SURAT DINAS
Surat Dinas
adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan
warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi
pemerintah.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat
Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan
atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk
menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan izin, permohonan
mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman
sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan
kepada instansi yang secara struktural organisasi Lebih tinggi. Sementara,
untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat
permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok
berikut: Identitas pemohon, Isi
permohonan., Tujuan dan alasan pemohon., Batas waktu maksimal untuk menjawab
permohonan, Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
Surat
Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu
pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang
perlu diketahui oleh pihak lain yang
terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan
suatu berita sehingga tidak perlu
untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum,
sistematika surat pemberitahuan
adalah sebagai berikut : Bagian pembuka,
berisi masalah pokok surat, Bagian isi, berisi rincian, uraian,
keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan., Bagian
penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
Surat
Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi
tentang status/kondisi sesorang/barang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik,
surat keterangan sehat terbebas dari
narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat
keterangan pengalaman kerja. Surat
ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat
tinggi dalam suatu
institusi atas permintaan seseorang
yang berkepentingan dengan isi keterangannya.
Dalam surat keterangan ini, harus
disebutkan : Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan, Data
pribadi pihak yang diterangkan, Isi keterangan, Keterangan tanggal berlakunya
surat, Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
Memo dan
Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota
bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat
khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo
tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh
perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah
kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menulis Surat Dinas
Penulisan
tanggal surat tidak perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah
tercantum
pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidak perlu diikuti tanda
baca apapun.
Apabila
dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi,
pelampiran
tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidak ada yang
dilampirkan
berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor
Surat dan Perihal.
Bagian hal
atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan inti persoalan yang
akan dibahas di dalam surat.
Penulisan
alamat surat sebagai berikut.
Penulisan
alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada
karena sudah jelas bahwa alamat yang
ditulis adalah alamat yang dituju.
Contoh
penulisan yang dianjurkan
Yth. Direktur Personalia PT Makmjr
Sejati
Jalan Ahmad Yani Nomor
50
Surabaya
Penulisan
sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar,
pangkat dan
jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.
Contoh
penulisan yang tidak dianjurkan:
Yth. Bapak
Drs. Sihar Ramses Simaputang
Contoh
penulisan yang dianjurkan:
Yth. Bapak
Sihar Ramses Simaputang
Salam
pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini
ditulis sebagai berikut.Misalnya: dengan hormat,
Namun
demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada
takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.
Kalimat
pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan
surat, seperti contoh berikut. Menyambung surat kami tanggal . . . No . . .
Dengan ini
kami beritahukan bahwa . . .
Isi surat
jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya singkat dan
jelas.
Salam
penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.
Huruf
pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf capital.
Pada akhir
salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Ciri-ciri
Surat Dinas
Isi singkat,
padat, dan jelas
Format
resmi, tidak serta merta
Menggunakan
bahasa yang baku yang sesuai EYD.
Fungsi Surat
Dinas
Sebagai
arsip atau sebagai pengingat apabila suatu saat kembali dibutuhkan.
Sebagai
pedoman kerja dan panduan dalam membuat kebijakan/keputusan selanjutnya.
Sebagai
dokumen yang tertulis.
Sebagai
bukti historis gambaran perusahaan atau instansi.
Format baku
dalam surat adalah sebagai berikut :
Kepala Surat
Nomor
Hal
Lampiran
Tanggal Pembuatan
Surat
Alamat yang
dituju
Salam
pembuka
Isi surat
Salam
penutup
Nama terang,
tanda tangan pengirim surat
Cara Membuat
Surat Dinas Resmi yang Baik dan Benar
Penyusunan
surat harus sesuai dengan teknis penyusunan surat dinas, seperti penyusunan tata
letak dari bagian-bagian surat yang dimulai dari kepala surat, tanggal surat,
nomor surat, hingga jabatan.
Selanjutnya
penggunaan bahasa haruslah bahasa yang baik dan benar, baku serta sesuai dengan
aturan kaedah bahasa Indonesia.
Isi dari
surat haruslah singkat, namun jelas serta eksplisit supaya lebih mudah dipahami
oleh si penerima surat.
Penulis
surat haruslah orang yang mengetahui dan menguasai posisi serta bidang dari
tugasnya.
Harus
memahami aturan-aturan yang ada hubungannya dengan masalah.
Berhubungan
dengan tata usaha.
Memahami
masalah yang sedang dipersoalkan.
Buku
telepon
1.
berisi nama, alamat, dan nomor telepon milik pelanggan telepon dalam wilayah
tertentu.
2.
Penerbit buku telepon adalah perusahaan jasa telekomunikasi atau penyedia layanan
informasi telepon.
3.
Buku telepon terdiri dari dua edisi: buku putih yang dicetak di atas kertas
tidak berwarna dan buku lembar kuning (halaman kuning) yang dicetak di atas
kertas berwarna kuning. Buku putih memuat nomor telepon pelanggan residensial,
lembaga negara, dan perusahaan. Buku halaman kuning memuat informasi bisnis.
Buku telepon tidak hanya tersedia dalam bentuk buku, melainkan juga melalui
situs web atau media rekam seperti CD-ROM.
4.
Buku telepon didistribusikan secara cuma-cuma ke alamat pelanggan. Buku ini
bisa diantar langsung ke alamat pelanggan atau diambil sendiri di kantor
telepon sewaktu membayar rekening telepon.
5.
buku telepon yang memuat pelanggan telepon TELKOM disebut Buku Petunjuk
Telepon. Penerbit Buku Petunjuk Telepon adalah PT Infomedia Nusantara.[1]
Pengertian
buku petunjuk telepon
Buku
petunjuk telepon diterbitkan oleh PT Telkom.
Buku
petunjuk telpon memuat nama pelanggan telepon,alamat pelanggan telepon,daftar
nomor telepon,serta informasi tentang produk dan jasa yang diperlukan.Buku
petunjuk telepon terdidi atas halaman putih dan halaman kuning.Halaman kuning
disebut juga yellow pages.
Halaman
putih buku petunjuk telepon berisi:
halaman
informasi yang berisi informasi khusus mengenai telekomunikasi.
halaman
daftar nomor telepon departemen,lembaga negara,dan lembaga nondepartemen.
halaman
daftar nomor telepon layanan informasi umum.
halaman
daftar nama telepon pelanggan.
Halaman
kuning buku telepon berisi:
informasi
mengenai produk dan jasa yang diperlukan masyarakat.
daftar
nomor telepon produk dan jasa yang diperlukan masyarakat.
pada
umumnya jenis-jenis produk dan jasa yang terdapat dalam halaman kuning ditulis
menggunakan bahasa inggris.Contoh::Airport.kamu bisa mencari informasi
nomor telepon seseorang atau instansi dengan cara sebagai berikut:
1.Tentukan nama lengkap pemilik telepon atau instansi yang akan dicari
2.tentukan juga pemilik telepon atau instansi yang dicari
3.carilah nomor telepon sesuai dengan nama dan alamat yang sudah kamu tentukan.Ingat,nama pemilik telepon atau instansi disusun menurut urutan abjad.
1.Tentukan nama lengkap pemilik telepon atau instansi yang akan dicari
2.tentukan juga pemilik telepon atau instansi yang dicari
3.carilah nomor telepon sesuai dengan nama dan alamat yang sudah kamu tentukan.Ingat,nama pemilik telepon atau instansi disusun menurut urutan abjad.
DENAH
Denah adalah
gambar yang menunjukkan lokasi/letak dari suatu tempat. Dalam pengertian yang
lain, denah adalah gambaran sederhana tentang
suatu tempat. Denah dapat di pakai oleh seseorang yang mencari suatu tempat,
dengan tujuan agar tempat tersebut mudah ditemukan. Denah dibagi menjadi dua
macam, yaitu denah ruangan dan denah letak bangunan. Denah
ruangan menunjukkan letak dan nama ruangan dalam sebuah bangunan, sedangkan
denah letak bangunan menunjukkan letak suatu bangunan pada suatu lingkungan
tertentu. Gambar denah tidak menggunakan skala, tetapi hanya menggunakan
perkiraan.
